Nos solutions digitales pour les démarches de comptabilité
Notre agence de voyages d’affaires premium a pour objectif principal de fluidifier les activités comptables de nos clients. Pour cela, nous mettons en place plusieurs outils digitaux efficaces au service de notre clientèle. Efficacité, confort, simplicité et sécurité sont les maîtres-mots de nos solutions comptables.
L’intégration comptable ERP
Les frais liés aux déplacements d’affaires représentent une part conséquente dans les dépenses d’une entreprise. De ce fait, les démarches liées à ses factures impliquent une part importante de travail et de temps dans les services comptables d’entreprise.
C’est pourquoi nous vous proposons une solution clé en main pour aider votre entreprise dans la gestion de ses factures de voyages d’affaires. Il s’agit de regrouper vos factures dans un même fichier CSV envoyé chaque mois à votre ERP.
L’objectif est de réunir toutes vos factures sur un même document et faciliter ainsi leurs saisies par votre service comptabilité. Plus besoin de saisie manuelle, un précieux gain de temps et d’énergie !
TravelBox - Un accès dédié pour l’export de facture
Pour aller encore plus loin dans l’efficacité, la sécurité et l’autonomie, nous mettons à votre disposition l’outil TravelBox, votre meilleur allié pour fluidifier le workflow de vos documents comptables.
TravelBox est un outil spécialement conçu pour les voyages d’affaires. Il est idéal pour les entreprises désireuses d’un service premium pour gagner en autonomie. Son objectif est d’assurer aux clients la possibilité de consulter et récupérer leurs relevés à tout moment.
La plateforme se caractérise par le fait de distinguer les différents gestionnaires par leurs fonctions (booker, responsable de coûts, comptables, voyageurs) afin de présenter les documents adaptés et garantir l’autonomie d’utilisation de chaque profil. Différents niveaux d’accréditation sont proposés.
Plus besoin de chercher les factures une par une, vous pouvez directement toutes les retrouver sur l’outil et les télécharger sous les formats les plus répandus. Un module de réconciliation comptable est mis en place pour maintenir un contact entre les services, il est aussi possible de consulter ses KPI.
Grâce à TravelBox, il vous est possible de stocker toutes vos données et gérer d’éventuels “litiges” avec notre comptabilité de manière rapide et ordonnée. Le tout étant entièrement sécurisé et confidentiel grâce à un système de moteur de recherche multi-critères.
Voici un exemple typique de circuit de validation :
- Une facture est transmise au service comptable de l'entreprise à la suite d’un voyage d'affaires.
- Le client peut valider ou refuser la facture par TravelBox / le service comptable a la possibilité de contester et ainsi envoyer une notification à notre agence.
- Notre agence de voyages reçoit la notification et corrige la facture si besoin.
Faites confiance aux outils les plus performants du marché
Nous travaillons avec les meilleures GDS (solutions de gestion des voyages d’affaires) telles que :
- Amadeus,
- SABRE,
- plusieurs outils de NDF,
- ou encore les principaux OBT du marché, KDS, THE TREEP, TRAVELDOO, CONCUR.
Nous tenons à maintenir une communication fluide avec nos clients afin de garantir sa satisfaction et répondre au plus vite en cas de divergences. La relation de confiance est primordiale.
Nous proposons aussi des modules de gestion de note de frais sur demande du client.
Optez pour la comptabilité simple et efficace, nous nous réjouissons de vous accompagner !
